مقاله راهكارهایی برای همكاری هوشمندان

بخشی از متن:

بسیاری از شركت‌های كوچك به ضرورت و اهمیت استخدام كارمند در نقاط دور دست پی برده‌اند و می‌دانند كه حتی كار كردن با مشتریان و شركای تجاری راه دور، از اهمیت شایانی برخوردار است. شركت‌ها می‌توانند با بهره‌گیری از امكاناتی كه اینترنت برای متصل كردن گروه‌های كاری در اختیار آنها قرار داده است. افزایش كارایی، كاهش هزینه‌ها و بهبود بخشیدن به ارتباط را امكان پذیر كنند. در زیر به شش ابزار مهم برای ارتقای بهره‌روی كار از راه دور (Remote Work) اشاره می‌شود:

1) سیستم‌های تقویم اشتراكی

بعضی از گروه‌هایی‌كه روش كار از راه دور را برگزیده‌اند، به اهمیت سیستم تقویم اشتراكی واقف نیستند. كارمندان می‌توانند با اعلام برنامه‌های كاری خود در شبكه و مراعه به دفاتر كاری خود و مطالعه برنامه كاری سایر كارمندان، قرار ملاقات‌های ضروری را بدون این برنامه، آنها ناگزیر خواهند بود به طور مستقیم با تمام اعضای شركت كننده، تماس حاصل كرده و تا رسیدن به یك تاریخ مناسب جهت برگزاری جلسه، به این تماس‌ها ادامه دهند. این كار نه تنها ساعات با ارزش كاری را به هدر می‌دهد، بلكه باعث افزایش هزینه تلفن شركت‌ها نیز می‌شود.

2) پایگاه‌های داده اشتراكی برای تماس‌ها

پایگاه داده اطلاعات تماس، به اندازه منابع اشتراكی ارزش دارند. شركت‌ها می‌توانند با ایجاد یك یك لیست مشترك از آدرس‌ها، شماره تلفن‌ها و سایر اطلاعات مربوط به تماس در شبكه، دسترسی كارمندان خود را به آخرین اطلاعات تماس، تضمین كنند. بدین ترتیب دیگر نیازی به جست و جو در میان انبوه یادداشت‌ها یا استفاده از خدمات راه دور مخابرات، برای دسترسی به اطلاعات تماس سایر اعضای گروه نیست. همچنین وجود یك پایگاه داده اشتراكی تضمین می‌كند كه یك شركت پس از استعفا یا بازنشستگی كارمندان، به شماره تلفن‌های مهم دسترسی دارد. بدون این برنامه‌، پس از استعفای یك كارمند، فهرست اسامی تماس‌های او نیز از شركت خارج می‌شود.

3) ذخیره سازی اسناد به صورت تمركز یافته

ویرایش و انتقال اسناد به صورت مستقیم از طریق یك دفتر كار online در مقایسه با دسترسی از راه دور یا شبكه‌های پست الكترونیك كار‌آمدتر است، زیرا كارمندان می‌توانند بدون تماس با یك سرور یا دریافت نامه‌های الكترونیكی از شبكه، اسناد را مشاهده و یا بازیابی كنند. استفاده از ابزازهای ایجاد شبكه‌ای اینترانت (intranet) یا اكسترانت (Extranet) مانند برنامه ShardPoint Team Services محصول شركت bCentral به اعضای یك گروه اجازه می‌دهد تا با چند كلیك ماوس، این دفاتر مجازی را بر پا كنند.

استفاده همزمان از Office XP مایكروسافت و برنامه SharePoint، جریان مبادله اسناد را هموارتر می‌كند، زیرا كارمندانی كه از برنامه‌های كاربردی مشتركی چون Word و Excel استفاده می‌كنند، می‌توانند اسناد را با استفاده از ویژگی‌ “Save As” نرم افزار خود، مستقیماً در دفاتر مجازی Share Point  ذخیره كنند.